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lunes, 11 de junio de 2018

Otra forma de prevenir los riesgos empresariales

Por deltoro

Los Sistemas se valen de estrategias para la reducción de riesgos y desastres, éste permite consolidar y difundir información relacionada con la gestión de riesgos cumpliendo con algunos principios entre los cuales destaca el acceso de información para una adecuada actuación de las instituciones y de la sociedad, dicha información es verificada, validada y pública, elementos fundamentales para una adecuada y oportuna toma de decisiones tanto colectiva como individual.

Los sistemas de gestión documental, constituyen herramientas eficaces para llevar a cabo acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus actividades cotidianas de trabajo, lo cual contribuye a la disminución de los costos y el aumento de la eficacia y eficiencia organizacional.

Los objetivos que todo SGD en una organización deben estar dirigidos a Hacer más fácil a la personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe que documentos tiene que guardar, como, cuando y donde. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiado innecesarios, etc. Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en él, y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.

Deben reunir una serie de características que garanticen las características necesarias de los documentos que estos gestionan. Fiabilidad: Está relacionado con la creación y el mantenimiento de los documentos de archivo, relativos a su funcionamiento. Debe ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización y a su vez las modificaciones que se produzcan en el sistema. Asimismo, cuando se transfieran documentos de archivo de un sistema a otro, la transferencia debería realizarse de manera que no afectara negativamente a las características de los documentos.

Integridad: Deberían aplicarse medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación no autorizados. Estas medidas de control pueden formar parte del sistema o ser externas al mismo. Si se trata de documentos electrónicos de archivo, la organización puede necesitar probar que la actualización, el mantenimiento habitual o cualquier fallo de funcionamiento del sistema no afectan a la integridad de los documentos.

Conformidad: Un sistema de gestión de documentos de archivo debería cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad. El personal que crea los documentos de archivo debería saber cómo afectan estos requisitos a las acciones que realizan. La conformidad del sistema de gestión de documentos de archivo con estos requisitos se debería evaluar periódicamente. Se deberían conservar los resultados de dichas evaluaciones con fines testimoniales.

Exhaustividad: Un sistema de gestión de documentos de archivo debería gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte.

Carácter Sistémico: Los documentos de archivo se deberían crear, conservar y gestionar sistemáticamente. La creación y el mantenimiento de documentos de archivo se deberían sistematizar mediante el diseño y el funcionamiento tanto de sistemas de gestión de documentos de archivo como de otros sistemas de gestión. Un sistema de gestión de documentos de archivo debería disponer de políticas adecuadamente documentadas, de asignación de responsabilidades y de metodologías formalizadas para su gestión.

La aplicación de un SGD resulta compleja desde el punto de vista tecnológico organizativo, pues en ellos coexisten tres objetos diferentes: los documentos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. Para ello es imprescindible tener en cuenta los documentos que nacen electrónicos y que se convierten en papel para su autentificación. Documentos que ingresan en papel en las organizaciones. Documentos electrónicos que nunca dejan de serlo (correo electrónico). Documentos en papel que se convierten en electrónicos al digitalizarlos. Documentos que se “componen” de datos en una aplicación al pedir ser consultados. Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos. Documentos que se sustituyen por aplicaciones informáticas que recogen los distintos pasos de un trámite o workflow. Documentos firmados electrónicamente.

Los sistemas para que sean implementados necesitan de un estudio preliminar que incluya el contexto, debido a que las organizaciones poseen determinada documentación que debe ser manejada adecuadamente. En este sentido los sistemas reportan grandes beneficios para hacer frente al tratamiento de documentos electrónicos, pero difícilmente pueden incorporar al mismo tiempo las funcionalidades de la práctica archivística tradicional.

Actualmente existen en el mercado una gran variedad de aplicaciones y herramientas que satisfacen, en diferentes grados, las necesidades de gestión documental en el ámbito organizacional.